Mit jelent az e-számla? Miért előnyösebb elektronikus számlát kiállítani, mint hagyományos bizonylatot? Hogyan készíthetek e-számlákat? Összegyűjtöttük a legfontosabb információkat az elektronikus számlázással kapcsolatban.
Mi a különbség a hagyományos és az e-számla között?
Bár az utóbbi években egyre elterjedtebb az e-számla, a mai napig nem tudta kiszorítani a hagyományos, papír alapú bizonylatokat. Sokan tévesen azt gondolják, hogy amennyiben e-mail útján kapnak meg egy számlát, az automatikusan elektronikus számlának minősül. Pedig nem!
Az Áfa tv. úgy fogalmaz, hogy az e-számla elektronikus formában kerül kiállításra és befogadásra és biztosítani kell olvashatóságát, valamint tartalmának sértetlenségét és eredetét.
E-számla esetén a digitális dátumbélyegző igazolja a számla létrehozásának pontos időpontját. Ellenőrizhető, hogy a számlát ki, mikor és kinek állította ki.
Az elektronikus aláírás hivatott hitelesen azonosítani a dokumentum aláíróját. A digitális aláírás és az időbélyeg automatikusan rákerül az e-számlákra, ez pdf-olvasóban ellenőrizhető.
Bár az e-számla és a hagyományos számla adattartalmában nem tér el, e-számlák esetén teljesíteni kell az említett a törvényben foglalt követelményeket.
E-számla kizárólag elektronikus úton továbbítható és ily módon kell tárolni is. A hagyományos számlákat lehet e-mailben küldeni, a címzettnek azonban ki kell azt nyomtatnia, hiszen a papír alapú számlákat csak nyomtatott formában lehet tárolni.
Olyan számlázó programot érdemes választani, mely rendelkezik az elektronikus számlázás funkcióval.
Az e-számláé a jövő! Mik a legfőbb előnyei?
Az e-számla egyértelműen rengeteg adminisztrációt spórol meg a vállalkozásoknak, emellett olyan költségeket, mint a nyomtatás, a postai feladás. Nincs szükség a fizikai tárolás megoldására, mappákra, helyiségekre. Mivel nem szükséges nyomtatni őket, hanem elektronikusan tárolhatók, így környezettudatossági szempontból is bajnok megoldás az elektronikus számlázás.
Elektronikusan könnyen áttekinthetők és kereshetők a bizonylatok, felesleges a számlák szkennelése, vagy a könyvelési anyag papír alapú előkészítése.
Meddig kell tárolni az e-számlákat?
Az elektronikus számlák megőrzésére ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a papír alapú számlákra. A számviteli törvény 8 évet, míg az adózás rendjéről szóló törvény 5 évet határoz meg.